Der Begriff VUKA beziehungsweise VUKA-Welt mag nicht jedem bekannt sein und dennoch sind alle in irgendeiner Form davon betroffen: VUKA ist ein Akronym, das sich aus den Anfangsbuchstaben der Worte Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambivalenz/Ambiguität zusammensetzt. Die Begriffe beschreiben den Zustand der aktuellen Arbeitswelt: Sie ist kompliziert, schnell, unsicher und unvorhersehbar. Tendenz weiter steigend.

Was genau heißt das und was bedeutet eine VUKA-Welt auf lange Sicht für Arbeitnehmer und Unternehmen?

Definition: Was ist eine VUCA/VUKA-Welt?

VUKA – das sind vier Buchstaben, die es in sich haben. Dabei handelt es sich um eine Abkürzung – genauer: ein Akronym (Kurzwort) -, das auf das englische VUCA zurückgeht.

Seit 2002 findet VUCA – in seiner deutschen Variante VUKA – zunehmend Verwendung in wirtschaftlichen Zusammenhängen und wenn es um Führungsfragen in gewinnorientierten Unternehmen geht. Hinter dem Begriff VUKA-Welt steckt die Erkenntnis, dass die moderne Arbeitswelt von folgenden Phänomenen geprägt ist:

• Volatility/Volatilität

Volatilität ist ein aus der Physik stammender Begriff, der so viel wie „Schwankung“, „Unbeständigkeit“ bedeutet. Damit werden beispielsweise sich verändernde Preise und Zinssätze beschrieben. Veränderungen wie Kursschwankungen treten überraschend schnell ein und können somit nicht vorhergesehen werden.

• Uncertainty/Unsicherheit

Regeln, Gesetzmäßigkeiten und Erkenntnisse, die früher einmal galten, sind plötzlich veraltet. Immer wieder zeigt sich, dass keine wahrscheinlichen Prognosen gemacht werden können. Die mangelnde Vorhersehbarkeit führt zu Ungewissheit und Unsicherheit. Kunden, Märkte können wegbrechen ohne dass sich vorher etwas langfristig abgezeichnet hätte. Prozesse und Abläufe werden zunehmend schwerer planbar.

• Complexity/Komplexität

Aufgrund der digitalen Transformation und der Globalisierung werden Prozesse komplizierter. Es gibt keine einfachen Ursache-Wirkung-Kausalitäten mehr. Stattdessen sind viele Dinge miteinander vernetzt und verknüpft, so dass sie wenig durchschaubar erscheinen. Vieles greift ineinander, ist vielschichtig. Es reicht daher nicht, Entwicklungen nur von einer Warte zu betrachten, vielmehr müssen mehrere Perspektiven eingenommen werden.

• Ambiguity/Ambiguität/Ambivalenz

Nichts ist mehr so, wie es scheint. Einfache Erklärungen greifen nicht, da Sachverhalte sich doppel- oder mehrdeutig darstellen. Teilweise muss mit Widersprüchen und Paradoxien gerechnet werden. Somit gibt es keine eindeutigen Lösungen für ein bestehendes Problem.

Das Tempo in der VUCA Arbeitswelt steigt

VUKA ist ein Zustand, den vielleicht nicht jeder Arbeitnehmer benennen kann, aber jeder spürt es längst am eigenen Leib. Infolge der Digitalisierung sind zum Beispiel viele Prozesse im Arbeitsleben schneller geworden und haben sich verdichtet.

Aufgaben, mit denen früher vier bis fünf Arbeitnehmer ganztags beschäftigt waren, werden heute in vielen Bereichen von einer Einzelperson und ein paar Maschinen binnen Stunden erledigt.

Hinzu kommt, dass viele Teams über Landesgrenzen hinweg an gemeinsamen Projekten arbeiten. Die Globalisierung und die zunehmende Vernetzung in der Arbeitswelt über schnelle Internetverbindungen machen es möglich.

So lange alles funktioniert, ist alles gut. Verändert sich aber nur ein Faktor in dem sensiblen digitalen Geflecht der modernen Arbeitswelt, laufen Projekte schnell aus dem Ruder. Und das kann in einer zunehmend volatilen Arbeitswelt von einer Sekunde auf die andere passieren.

Mögliche Gründe gibt es viele:

• Maschinen fallen plötzlich aus.
• Die Lieferung von benötigtem Arbeitsmaterial verzögert sich.
• Menschen an zentralen Positionen werden krank und es gibt keinen Ersatz.
• Die IT bricht zusammen.
• Hacker greifen die IT an.
• Arbeitnehmer streiken.
• Politische Unruhen beim ausländischen Handelspartner verzögern Liefer-Prozesse.
• Ausbruch einer Pandemie – wie wir sie gerade erleben (Covid-19)

Unsicherheit im Arbeitsleben nimmt zu

Diese Unvorhersehbarkeit zieht eine konstante Unsicherheit im Arbeitsleben nach sich: Keiner weiß heute, welche Herausforderungen morgen auf ihn zukommen. Manchmal aufgrund unvorhergesehener Marktentwicklungen.

Zum Beispiel dann, wenn der Wettbewerb schneller war, als das eigene Unternehmen und ein deutlich innovativeres Produkt auf dem Markt gebracht hat, als das, an dem man selbst gerade arbeitet. Nicht selten wird dann in Projekten der Stecker gezogen, um andere Innovationsideen voranzutreiben.

Das verlangt Arbeitnehmern ab, Altes schnell hinter sich zu lassen und sich Neuem zuzuwenden. Das ist kann komplex sein: Arbeitnehmer müssen sich rasant in Arbeitsinhalte einarbeiten und ad hoc Leistung bringen.

Und: Oft gibt es gerade in stark innovationsgetriebenen Gebieten keine eindeutigen Antworten, falls Probleme aufkommen. Aus dem einfachen Grund, weil sie so neu sind, dass sich bislang noch niemand mit ihnen je auseinandergesetzt hat. Dann sind kreative Ansätze gefragt.

Beispiele für die VUKA-Welt

Die VUKA-Welt hat aber noch viele andere Gesichter:

• Karrieren sind nicht mehr planbar

Die Lebenskarriere in einem Unternehmen gibt es nicht mehr. Dazu verändern sich Berufsbilder und Funktionen zu schnell. Die einen fallen weg, während andere neu hinzukommen. Darauf müssen Arbeitnehmer flexibel mit Positions- oder Arbeitgeberwechseln reagieren.

• Nicht immer geht die Karriere steil nach oben

Es gibt Phasen, in denen Arbeitnehmer bewusst Verantwortung abgeben, um zum Beispiel mehr Zeit für die Familie zu haben, so lange die Kinder noch klein sind. Früher ein No-Go, heute machbar. Denn Unternehmen sind in Zeiten des Fachkräftemangels froh um jede helfende Hand und tun alles, um Mitarbeiter zu binden.

• Unternehmen haben eine kürzere Lebensdauer

Selbst wer heute bei einem Marktführer anheuert, kann nicht sicher davon ausgehen, dass er morgen noch dort arbeitet. In der VUKA-Welt können Big Player von heute auf morgen von viel kleineren Start-ups in ihrem angestammten Marktsegment abgehängt werden: Alles ist möglich.

• Höhere Fluktuation in Unternehmen

Der „War for Talents“ hat dazu geführt, dass Arbeitnehmer heute viel mehr berufliche Angebote haben als früher. Diese beschränken sich nicht allein auf das Heimatland. Dank der zunehmenden globalen Vernetzung, eilt Experten ihr Ruf auch jenseits der eigenen Landesgrenzen voraus. Diese Möglichkeiten nutzen Talente zunehmend und wechseln ihren Arbeitsplatz häufiger als früher.

VUCA Führung: Weg von verkrusteten Strukturen

Die Ausgangslage: Arbeitsgebiete wandeln sich schneller denn je, Planbarkeit ist Schnee von gestern und auf viele offene Fragen gibt es in einer VUKA-Welt keine Antworten. Sind Unternehmen und Arbeitnehmer dem Ganzen etwa wehrlos ausgeliefert?

Nein! Unter dem Begriff „New Work“ stellen viele Arbeitgeber ihre internen Strukturen inzwischen völlig auf den Kopf, um den Anforderungen der VUKA-Welt Rechnung zu tragen.

Denn totale Unsicherheit auf der einen Seite bedeutet positiv betrachtet: anything goes. Sie haben eine Vielzahl an Möglichkeiten. Das Gabler Wirtschaftslexikon erläutert:

Nach Ansicht einiger Führungskräfte und Unternehmensberatungen ist die Antwort auf VUCA wiederum VUCA.

Das englische Akronym steht nun für:

• Vision („Vision“)
• Understanding („Verstehen“)
• Clarity („Klarheit“)
• Agility („Agilität“)

Und das spiegelt sich vor allem im Führungsstil. „Weg mit verkrusteten Hierarchien und langen Entscheidungswegen“ – so das Motto. Die haben in der alten, analogen Welt funktioniert, wo alles in einem vergleichsweise gemächlichen Tempo dahinplätscherte und jeder seinen Platz kannte.

In einer VUKA-Welt, in der sich Bedingungen von jetzt auf gleich ändern, funktioniert das nicht mehr. Ein Mitarbeiter kann nicht Wochen warten, bis der oberste Manager eine Entscheidung getroffen hat, wie es weitergehen soll. In der Zwischenzeit schnappt ein anderes Unternehmen, das bereits die VUCA-Führung praktiziert, sich die Pole Position.

VUCA-Führung heißt agiles Management. Nur wer genügend Vertrauen in seine Mitarbeiter setzt und ihnen genügend Handlungsspielraum gibt, besitzt die notwendige Flexibilität und Schnelligkeit, auf unerwartete Anforderungen reagieren zu können.

Das bedeutet, dass Entscheidungsträger proaktiv Entwicklungen antizipieren müssen; lineares Denken führt zu nichts, sondern behindert. In der Konsequenz setzen Unternehmen zunehmend auf flache Hierarchien.

Der einzelne Mitarbeiter wird stärker in die Verantwortung genommen und trifft eigene strategische Entscheidungen.

Darauf bereiten Unternehmen ihre Mitarbeiter aktuell vor: Führungskräfte müssen lernen zu delegieren und Verantwortung abzugeben, Mitarbeiter müssen lernen, sie zu tragen.

Wohlfühlklima beim Arbeitgeber

Unternehmen haben in Deutschland derzeit das Problem, dass sie einerseits auf die Herausforderungen, die die VUKA-Welt schafft, reagieren müssen, andererseits an allen Ecken und Enden qualifiziertes Personal fehlt. High Potentials können oftmals zwischen verschiedenen Arbeitgebern wählen.

Um den steigenden Druck in der Arbeitswelt durch die zunehmende Komplexität etwas abzufedern und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren, schaffen viele Unternehmen ein Arbeitsumfeld, in dem sich ihre Angestellten rundum wohlfühlen.

Die Idee dahinter: Wer gerne zur Arbeit kommt und eine Atmosphäre vorfindet, die ihm guttut, tut sich nicht so schwer damit, wenn es mal länger dauert.

Spitzenreiter sind die Firmen aus dem Silicon Valley, die sich mit kreativen Arbeitsplatzkonzepten geradezu überbieten und Möbeldesign und Raumstruktur aufbrechen:

• Arbeiten im Kunstwald
• Abschalten in Stresskapseln
• Besprechungen in Motto-Meetingräumen
• Brainstorming auf der Dachterrasse

Hinzu kommen Familienbüros, ausgleichende Sportangebote während der Arbeitszeit sowie leckere und gesunde Essensangebote. So lässt sich’s arbeiten.

Wie lässt sich der VUKA-Welt zukünftig begegnen?

Die VUKA-Welt macht es notwendig, noch stärker als früher bestimmte Ereignisse zu antizipieren. Kann ein Zulieferer nicht mehr liefern, brechen Märkte ein, hat das Konsequenzen. Solche Eventualitäten müssen bedacht werden. Ebenso muss von Mitarbeiterseite registriert werden: niemand ist unersetzlich.

Dabei geht es gar nicht darum, eine Drohkulisse aufzubauen. Vielmehr soll das Bewusstsein für Fehleranfälligkeit und starre Strukturen geschaffen werden, um im Vorfeld daran zu arbeiten. Es geht darum, sich flexibel auf ständige Veränderungen einzustellen und selbst am Wandel Anteil zu haben.

Wie kann das gelingen? Beispielsweise durch neue Lernumgebungen. Lebenslanges Lernen ist ein Weg, auf die Herausforderungen zu reagieren und geistige Flexibilität zu fördern. Gleichzeitig ist es wichtig, um up to date zu bleiben.

Möglichkeiten, die diesen Ansatz fördern:

• Training on the Job

Viele Unternehmen haben neue Konzepte aus dem Boden gestampft, die dabei helfen, offene Fragen, für die es noch keine Standardlösungen gibt, schnell und elegant zu klären. Dabei kann Training on the Job unterschiedlich verstanden werden – mal als Ausbildungsweg für Trainees, mal zur Wiederauffrischung für gestandene Mitarbeiter. In jedem Fall steigert es die Fähigkeit zu vernetztem Denken und schärft das Bewusstsein für die Probleme und Herausforderungen anderer Abteilungen.

• Barcamps

Geht es zum Beispiel um die Entwicklung neuer Konzepte für den nächsten großen Produktentwurf, ist etwa ein Barcamp nicht verkehrt: Barcamps sind wie eine Mini-Tagung im Unternehmen, zu der Angehörige verschiedener Fachbereiche eingeladen werden, die zu der neuen Lösung beitragen können.

Es gibt kein festgelegtes Programm. Der Organisator schildert lediglich das Problem. Ab dann hat jeder Teilnehmer des Barcamps die Gelegenheit, sich selbst einzubringen, Workshops anzubieten, Themen zur Diskussion zu stellen oder als Redner aufzutreten. Hieraus ergeben sich häufig hochkreative Lösungsansätze.

• Onlinekurse

Das Barcamp ist nur eine von vielen Lern- und Entwicklungs-Möglichkeiten. Die Bandbreite reicht vom Onlinestudium und Webinaren bis zum MOOC, dem Massive Open Online Course. Hier kommen per Internetschalte tausende Experten zusammen, um sich per Chat auszutauschen, Ideen zu entwickeln oder Vorträgen von Wissenschaftlern zu lauschen. Auch das bringt neue Impulse.

Auf den ersten Blick mag die VUKA-Welt beängstigend sein, auf den zweiten eröffnen sich in ihr aber auch besondere Chancen. Zum Beispiel hat jeder selbst in der Hand, was er aus seiner Karriere macht und ist nicht aus einem Mangel an Möglichkeiten ein Leben lang an einen Arbeitgeber gebunden. VUKA ist also letztlich, was man selbst daraus macht.

Phase 1: Analyse

Aufnahme des Ist-Zustandes: Wo steht das Unternehmen, wo will es hin (Soll-Zustand)? Das umfasst die Diagnose von Defiziten und Identifikation von Aufgabenfeldern. Die Geschäftsleitung (oder der Vorstand) informieren die Mitarbeitern über den Veränderungsbedarf und werben dafür.

Phase 2: Planung

Das Unternehmen formuliert Ziele, entwickelt Change Management Pläne und arbeitet Prozesse aus. Das beinhaltet Aspekte wie Zeitrahmen, Budget, Konzepte, Kommunikation, Roadmap und Schulungen. Hierbei treten bereits etwaige Widerstände auf.

Phase 3: Coaching

In dieser Phase erhalten die Projektführer eine angemessene Ausbildung und Qualifizierung. Das schließt eine Kommunikations-Agenda ein, um das Change Management professionell umsetzen zu können.

Phase 4: Umsetzung

Für eine erfolgreiche Umsetzung müssen die Verantwortlichen die Veränderungsprozesse begleiten und unterstützen. Anderenfalls wächst die Gefahr des Scheiterns. Die Projektführer erhalten dafür gegebenenfalls eine Nachschulung.

Phase 5: Kontrolle

Im (vorerst) letzten Schritt überprüfen die Projektführer den Fortschritts hinsichtlich der Zielerreichung (Soll-Zustand). Dazu wenden sie Change Management Methoden wie Interviews, Mitarbeiterumfragen oder Bewertungskataloge an.